Si estás a punto de lanzar tu espacio de coworking o simplemente te gusta probar herramientas nuevas que faciliten tu labor, te voy a contar algunos servicios que me resultan especialmente útiles como gestor de espacios colaborativos.

Facebook Ads.

Si todavía no has explorado esta opción es muy recomendable que lo hagas. Desde 4 € diarios puedes promocionar tus eventos más especiales o tus ofertas más destacadas. Tan sólo tienes que preparar una publicación o evento de tu Fan Page y buscar el botón Promocionar Publicación. Podrás segmentar por ubicación geográfica y por intereses, y te dará además una orientación acerca del número de usuarios de facebook al que te estás dirigiendo. Si aciertas con estos parámetros, notarás la diferencia.

Google Calendar.

Probablemente ya lo has visto, o incluso ya lo usas, pero quizás no has probado las virtudes del calendario compartido. Esencial para coordinarte con tu equipo. Puedes invitar a un calendario a diferentes personas asignando diferentes permisos, y también puedes crear tantos calendarios como consideres necesario. Puedes incluso hacerlos públicos e integrarlos directamente en tu web. Por cierto, es una gran herramienta también para coordinar la agenda personal con tu pareja.

Google Drive.

Es esencial disponer de un espacio en la nube que te permita compartir con tu equipo o con tus coworkers cualquier tipo de recurso, pero al margen de esa función que ya es sobradamente conocida, destacar que los documentos de Drive están especialmente preparados para trabajo simultáneo en equipo, sin tener problemas de sincronización como ocurre muy a menudo con otras herramientas.

Otra de las funciones que considero especialmente interesantes es la de los Formularios de Google Drive, que te permitirán realizar pequeñas encuestas, formularios de contacto y de inscripción en apenas unos clics. Los datos se trasladan a una hoja de cálculo por lo que luego son muy fáciles de gestionar. Sugerencia: Prueba a enviar estos formularios vía whatsapp, se adaptan genial a cualquier smartphone y seguro que obtienes más respuestas que vía e-mail.

Hangouts.

Seguimos con Google. A pesar de que una de las ventajas de los espacios de coworking es que tienes cerca a tus colaboradores más habituales, son necesarias reuniones con terceros, que en muchas ocasiones están a muchos kilómetros de distancia. Incluso si están cerca, cuando el tiempo escasea las reuniones online vía Hangouts resultan más productivas ya que se suele ir más al grano. Pero eso sí…nada comparable a reunirse con tranquilidad en la cafetería del coworking.

Listas de twitter.

Cuando sigues a tantas personas que tu Time Line (TL) únicamente te permite ver los tweets de un par de minutos…es el momento de organizarte un poco para que Twitter te pueda seguir funcionando como herramienta de información. Haz una lista pública con tus coworkers para que estos tengan más fácil interactuar online entre ellos, o crea una lista privada de perfiles con los que veas más interesante contactar. Y por supuesto, agrega a tus referentes en listas de tus temas preferidos (coworking, marketing online, startups, tecnología, business angels…). Así de un vistazo podrás estar al día!.

Nexudus.

Es una herramienta de gestión integral para tu espacio de coworking. Te ayuda a sistematizar el proceso de facturación, a facilitar el sistema de reservas de salas y a  simplificar la gestión de eventos….pero además incorpora un CRM para realizar envíos de noticias y boletines a tus contactos y miembros.  Se adapta perfectamente a la pantalla del Smartphone, lo que facilita mucho, por ejemplo, el proceso de reserva y pago de un evento. Y lo bueno es que puedes empezar a usarlo de forma gratuita con tus primeros coworkers. Ayuda además a estructurar tu oferta de productos y servicios si al principio vas un poco perdido.

Servicio atención telefónica.

Un dinamizador de un espacio de coworking tiene que entrar y salir del espacio continuamente (¡al principio los posibles coworkers están fuera!) o asistir a muchas reuniones durante la semana. Sin embargo el teléfono (fijo o móvil) sigue sonando y sonando sin importar lo ocupado que puedas estar. Y pueden ser llamadas para ti o llamadas para alguno de tus coworkers. Por eso considero muy interesante apoyarse de un servicio de atención telefónica externo que te ayude a filtrar y derivar llamadas para no perder ninguna oportunidad. En el caso que más conozco puedes también recibir notificaciones por e-mail, SMS o incluso whatsapp. Incluso te pueden ayudar realizando llamadas o controlando la asistencia a eventos. Si no conoces ningún servicio de este tipo, contáctame.

Slack.

Una de las herramientas de coworking (y trabajo en equipo en general) más en auge. Combina características de foros, mensajería instatánea, redes sociales y archivo online. Te permite abrir conversaciones que etiquetas por temas y en las que puedes colgar todo tipo de documentos y enlaces. Flexible, ágil y por supuesto con una app perfectamente útil.

Trello.

Los amantes de la metodología ágil estarán encantados con esta herramienta online que también dispone de una gran app. Organiza tareas de forma muy visual en grandes tableros de colores compartidos con quien tú quieras. Crea etiquetas por temas, fija fechas límite y asigna responsables en cada una de las tarjetas. Su sistema de avisos pondrá en alerta al miembro del equipo que menciones, estilo twitter. Te permite subir archivos y enlaces de forma muy sencilla. Puedes tener varios tableros para proyectos y usos diferentes. Si eres un gestor de coworking puedes usarla para coordinar proyectos o incluso como tablón de anuncios online. La imaginación al poder.

Youtube.

Una asignatura pendiente para muchos espacios colaborativos y de coworking, pero implementar Youtube como un canal de promoción a través del cuál dar a conocer ese lugar de trabajo tan chulo parece muy buena idea. A efectos de posicionamiento y visibilidad funciona muy bien, y puedes aprovechar además para ayudar a promocionarse a los miembros de tu comunidad, aunque te toque animar insistentemente a alguno de ellos. Si te preocupa la edición, prueba con las herramientas básicas que Youtube lleva integradas. Y recuerda que los eventos que retransmitas a través de Hangouts puedes subirlos directamente a Youtube.

 

Como habrás visto la mayoría de propuestas se basan en plataformas conocidas, pero espero que hayas podido sacar alguna idea interesante que poder aplicar ya mismo. Existen otras muchas herramientas que nos pueden facilitar mucho las cosas, por lo que si quieres compartirlas conmigo estaré encantado de tratarlas en próximos posts.

 

 

Diego Tomás (@diegotomases)

Gestor de espacios de coworking. Servicios profesionales para espacios de trabajo colaborativos. 

Presidente Jóvenes Empresarios Medio y Alto Vinalopó (Provincia de Alicante)